Panduan Membuat Surat HPS Pengadaan Barang

Pengertian HPS

HPS (Harga Perkiraan Sendiri) adalah perkiraan harga yang disusun oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai acuan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah.

Struktur dan Komponen Surat HPS

Berdasarkan template resmi, surat HPS harus memuat komponen berikut [1]:

1. Judul Dokumen: "HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)"
2. Nama Paket: Identitas paket pengadaan yang jelas
3. Data Instansi: Nama K/L/PD yang melakukan pengadaan
4. Tahun Anggaran: Tahun pelaksanaan pengadaan
5. Sumber Dana: Asal pendanaan (APBN/APBD/lainnya)
6. Rincian Biaya: Detail komponen harga satuan dan jumlah
7. Total HPS: Jumlah keseluruhan perkiraan harga
8. Tanda Tangan: Nama dan tanda tangan penyusun
9. Tempat dan Tanggal: Lokasi dan waktu pembuatan dokumen

Tahapan Penyusunan HPS

Proses penyusunan HPS mengikuti urutan [5]:

1. Pengumpulan data/informasi — Kumpulkan data harga pasar, standar industri, dan referensi harga sejenis
2. Identifikasi komponen pekerjaan — Rinci semua item/komponen yang akan diadakan
3. Penentuan biaya/harga satuan — Tetapkan harga per unit berdasarkan data yang dikumpulkan
4. Penyusunan rincian HPS — Susun dalam format tabel dengan struktur yang terukur

Format Teknis

Gunakan format XLSX (spreadsheet) yang tersedia di KMS-PBJP [3], dengan struktur komponen biaya yang jelas meliputi:

• Nomor urut item
• Deskripsi barang/jasa
• Satuan
• Jumlah/volume
• Harga satuan
• Jumlah harga (volume × harga satuan)

Catatan Penting

• HPS disusun oleh PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) atau tim yang ditunjuk
• HPS harus rahasia hingga pengumuman hasil pemilihan penyedia
• HPS menjadi acuan untuk menilai kewajaran penawaran peserta
• Dokumen HPS perlu direviu sebelum digunakan dalam proses pemilihan [5]

(Pengetahuan umum — bukan dari dokumen resmi, mohon verifikasi): Untuk pengadaan tertentu, PPK dapat menggunakan metode komparasi harga, analisis pasar, atau konsultasi dengan ahli untuk menetapkan harga satuan yang akurat dan kompetitif.